Отправлено: 25.11.16 12:21. Заголовок: Отгрузки клиенту - оплаты - "закрытие" накладных.

Добрый день.

Стандартная, наверное, для многих торговых систем, ситуация:

1) Есть клиент, покупающий у продавца товар с отсрочкой платежа.
2) Есть система, которая отслеживает отгрузки, оплаты и их своевременность.
3) Оплаты "закрывают" определенные накладные отгрузки. В ручном (по выбору оператора/бухгалтера) или автоматическом (первая незакрытая из списка) режиме.
4) В идеальном случае, когда бухгалтерия клиента супер-дисциплинирована, "сумма оплаты" == "сумме отгрузки по накл N...".
5) Но в большинстве случаев получается, что либо одной оплатой закрывается несколько накладных сразу, либо одна накладная закрывается несколькими оплатами.

Никак не могу вообразить себе структуру, отчет, в котором-бы на экране/бумаге отображалась ситуация с "закрытием" накладных. Типичный пример, когда клиент систематически "недоплачивает" по чуть-чуть, мотивируя это "браком" или "путаницей". Как быстро и отобразить ситуацию менеджеру клиента?

Буду признателен за похожий опыт.

 Отправлено: 25.11.16 15:52. Заголовок: Как вариант. Как то ..

Как вариант.
Как то мне заказали долги по накладным , примерно что и у тебя.
Значит собираем по клиенту сальдо (оплаты + возвраты + что там еще есть у тебя) без учета расходных накладных.
Далее обрабатываем все его расходные накладные и сумму каждой
накладной гасим этим сальдо , пока оно не кончится (его нужно уменьшать на сумму погашенной накладной).
Накладные что остались не погашенными в том числе частично и есть картина долгов по накладным.
Как то так.......

 Отправлено: 25.11.16 16:20. Заголовок: К примеру, в две таб..

К примеру, в две таблицы
1 не обработанные оплаты - деньги
2 не обработанные док. по оплате, расположенные по датам и приоритетам (услуги\материалы\товары оплачиваемые в 1-ю очередь)
Если в оплатах прописаны док., оплачиваемые, то сумму разносим на указ. док. с выделеним переплаты\недоплаты в графе.
Если док. не прписаны в оплатах, то разбрасываем суммы оплат на не закрытые док. сверху списка и вниз, пока хватает суммы.
Даем возможность руками разнести суммы в др. порядке.
Фиксируем результат, когда Ок.

 Отправлено: 25.11.16 23:48. Заголовок: Дима, Сергей спасибо..

Дима, Сергей спасибо, но скорее всего я не смог сформулировать проблему. Попробую по другому:

Вот простой пример с круглыми цифрами:

 
  N   Отгрузка Оплата    Сальдо 
 01      10000      -     10000 
 02       5000      -     15000 
 03          -   9900      5100 << остался хвост 100р 
 04       6000      -     11100 
 05          -   4900      6200 << остался хвост 100, итого сумма хвостов 200р 
 06       7000      -     13200 
 07          -   5900      7300 << остался хвост 100, итого сумма хвостов 300р 
 08       5000      -     12300 
 09          -   7000      5300 << накл 06 закрыта полностью, но висят хвосты на 300р 
 

Видна ситуация, согласно которой клиент почему-то систематически недоплачивает. Подходит пора сверки - сверку отказывается подписывать, мотивируя тем, что "сумма долга по его расчетам неверная". Бухгалтерия начинает "крыжить" оплаты и выясняется, что, допустим две или три оплаты не оплачивают полностью отгруженные накладные.

И когда клиентов - сотни, а таких накладных - десятки, среди которых лишь несколько с ошибочной оплатой - выловить ее занимает много времени.

С учетом того, что клиент работает на постоянной основе (получает товар и оплачивает его), накапливается ошибка, когда, допустим, на "текущий момент" у клиента оплата 09 на сумму 7000 перекрыла хвост от трех накладных и вроде-бы "все хорошо" и если клиент платит чуть раньше срока - просрочки "пока" (или "почти") нет. Но на самом деле, не закрыты полностью ооочень давние накладные 01, 02 и 06.

Нужно как-то 1) быстро отследить и 2) визуализировать эту информацию - чтобы дать инфу менеджеру клиента.

 Отправлено: 26.11.16 00:30. Заголовок: Sergy пишет чтобы да..

Sergy пишет

цитата:

чтобы дать инфу менеджеру клиента.

Тогда, как Дима сказал:
1 сальдо (дебет\кредит) на клиента (файл постоянно модифицируется)
2 возможность с сальдо суммы попасть в расшифровку всех (период) операций
3 можно наложить ограничения на клиента и при превышении оного блокировать выписку накладных (сообщать кому надо)
4 сумму сальдо подсвечивать при выписке накладных\счетов
У меня в материалах\товарах такой механизм включен

 Отправлено: 26.11.16 00:47. Заголовок: PS 2-й пункт - это ф..

PS
2-й пункт - это фактически сальдо по каждому документу. Запрос к этим данным за период, даст ответ по недоплатам

 Отправлено: 26.11.16 22:46. Заголовок: Можно чуть подробнее..

Можно чуть подробнее по пунктам 1-2 ?

Вот что есть у меня в качестве реального примера:



Клиент оплатой 9355 от 24.08.11 полностью закрывает 4 первых накладных



Второй оплатой на сумму 7826 от 07.09.11 полностью закрывает 2 следующих накладных



Таким образом, после двух оплат на сумму 17181 закрыты первые 6 накладных



Но вот очередную оплату он почему-то решил недоплатить 527 рублей. И дальше пошло-поехало...

Из данного диалога можно попасть в любую накладную, видно сальдо после каждой операции. Но крыжить бухам во время сверок каждый квартал все равно приходится очень много...
Может есть нормальное решение, о котором я не знаю?

 Отправлено: 27.11.16 00:15. Заголовок: Sergy пишет Можно чу..

Sergy пишет

цитата:

Можно чуть подробнее по пунктам 1-2 ?

Главное разбросать оплату по документам, к которым она относится (см. мой первый пост), т.е. по идее клиент оплачивает за какие то выполненные документы или аванс. У нас практикуют в договора с клиентом вносить пункт, что те обязаны в банковских док. оплаты прописывать за что оплата (номера док.). Если такая инф. приходит из банка (выписка), то программа автоматом раскладывает суммы (с выписки) по указ. док. (закрывает док. по оплате). Тут возникает сальдо, если сумма меньше\больше указанной в док. (накладной\...). В целом тут понятно, сложнее, если банк не внес инфу по документам в оплате (по разным причинам). Тогда вступает технология 2-х таблиц (из первого поста) - ручное распределение сумм оплаты по документам (возможны автоматизации распределения). Но подтверждение правильности делает человек. Он же анализирует возникающие неопределенности\вопросы.
Похожая ситуация с квитанциями ЖКХ, но там разброс оплаты происходит на каждую позицию счета (с учетом разных приоритетов), если сравнивать с материалом\товаром = это равносильно разбросу сумм на каждую позицию номенклатуры\услуги\работы.
Как то так.

 Отправлено: 27.11.16 00:39. Заголовок: PS По информации. Г..

PS
По информации.
Графа товар - это сумма к оплате, где налоги+доп.работы+... ? Если выставили к оплате сумму с одной суммой налога, а вам оплатили с другой (причина не важна сейчас) - это же надо ловить .
Не понятна графа закрыто - это по отгрузке или оплате ?
Если оплата - каким док. оплаты это произведено и какой датой ?
Были ли нарушены сроки оплаты (в счете к оплате указывается дата до которой оплата должна быть выполненна) ? При нарушении возможны пени по договору.
Возможно все есть, я просто не вижу, но по мне не хватает колонок

 Отправлено: 27.11.16 10:59. Заголовок: Товар - это то, что ..

Товар - это то, что должен оплатить клиент. Ничего другого оплачивать не нужно.

Закрыто - это как раз механизм отслеживания накладных. Связано с тем, что менеджеры(продавцы) захотели, чтобы оплаты были "персональными", как и "продажи". К примеру, если Иванов принес выручку от клиента и вносит ее в кассу по приходнику, то он хочет, чтобы этой суммой "закрылась" именно его накладная продажи, а не накладная Петрова, который "продал, а деньги не хочет идти забирать". В случае поступления денег на р/с по безналу - закрывается первая незакрытая накладная клиента, тк выяснить, "кто больше работал", чтобы клиент оплатил товар не представляется возможным.

Оплата - это деньги, оплаченные клиентом за поставленный ранее "товар". К сожалению, как мы не просили, примерно 30% клиентов не указывают номера накладных, которые закрывает этой оплатой. Оттуда все путаница.

По поводу сроков - если клиент имеет отсрочку, допустим, 21 день, а получает (и оплачивает) товар каждую неделю - то накапливающийся "хвост" недоплат регулярно перекрывается новой оплатой.

 Отправлено: 27.11.16 12:08. Заголовок: Как выше и было сказ..

Как выше и было сказано, оплаты должны быть "привязаны" к документам продажи. Тогда легко сделать отбор.

 Отправлено: 27.11.16 12:20. Заголовок: Sergy пишет Товар - ..

Sergy пишет

цитата:

Товар - это то, что должен оплатить клиент. Ничего другого оплачивать не нужно.

Если говорим о накладных, то имеем минимум суммы Итого (номенклатура), Налоги (по ставкам), Доп.суммы (погрузка\разгрузка\монтаж\...), ВСЕГО (к оплате). Налоги могут быть В том числе или кроме того от суммы ВСЕГО. Если вам достаточно только ВСЕГО, то есть где то учет и выше перечисленного (в бухгалтерии).

цитата:

К примеру, если Иванов принес выручку от клиента и вносит ее в кассу по приходнику, то он хочет, чтобы этой суммой "закрылась" именно его накладная продажи,

Где тут проблема, принес и отметь какие док. закрыл оплатой (по кассовым операциям проблемы быть не должно вообще)

цитата:

примерно 30% клиентов не указывают номера накладных, которые закрывает этой оплатой. Оттуда все путаница.

На эту тему предложения дал.

 Отправлено: 27.11.16 12:58. Заголовок: PSP пишет: Как выш..

PSP пишет:

цитата:

Как выше и было сказано, оплаты должны быть "привязаны" к документам продажи. Тогда легко сделать отбор.

SergKis пишет:

цитата:

Где тут проблема, принес и отметь какие док. закрыл оплатой (по кассовым операциям проблемы быть не должно вообще)

Честно говоря, боюсь путаницы с "ручным" разнесением сумм наличных и платежей по безналу. Таких операций - сотни в день. Поэтому сделал "автоматизацию" согласно правил, которые высказали продавцы.

Сделать все вручную даже проще - никакая автоматика не нужна. Не вызовет ли это лишней путаницы ?

 Отправлено: 27.11.16 13:32. Заголовок: Sergy пишет Поэтому ..

Sergy пишет

цитата:

Поэтому сделал "автоматизацию" согласно правил, которые высказали продавцы.

Потому и имеете (в рамках погрешности автоматизации), что имеете.
Менеджер, составляющий прих.ордер, обязан написать по каким док. он принял деньги, если он не подходит к компу, тогда это делает бух., и он должен знать за что оплата. Это проблема должностных инструкций, т.к. это внутреннее дело вашей организации.

 Отправлено: 27.11.16 23:37. Заголовок: принцип разнесения о..

принцип разнесения оплаты может быть любым

У моих клиентов все сделки идут непрерывным "рулоном" и перед внесением оплаты (погашение долга)
нужно в таблице проданных и неоплаченных (частично оплаченных) товаров выбрать именно те , которые хотите оплатить этой суммой .
сразу видно - вся накладная погашена или нет . Не доплату можно фиксировать для дальнейших действий.

Регулярно бывает так , что приходят просто "круглые суммы" , их уже разносим как хотим - то-ли по датам , то-ли по другим критериям .

А по вопросу представления данных , мои используют чек с выборкой в интервале дат вот такого вида :

Можно группировать и выделять последовательные сделки / оплаты и по ним
то-же показывать статистику ;